1. NORMATIVIDAD
En cumplimiento con lo dispuesto en la Ley Orgánica 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” la sociedad SANYA GROUP LTDA CI identificada con el NIT. 900180820-9, expone su política de tratamiento de datos personales como Responsable y Encargado del manejo de dicha información; en la cual se describe de manera sucinta el alcance y finalidad del uso de los datos personales por parte de SANYA GROUP LTDA CI, en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
La presente Política de Tratamiento de Datos se pone en conocimiento por parte de SANYA GROUP LTDA CI., a sus empleados, proveedores, clientes, socios y demás personas que suministren información personal a esta compañía, con el fin de dar efectivo cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la protección y el adecuado tratamiento de la información personal que la empresa administra de terceros.
SANYA GROUP LTDA CI., garantiza la confidencialidad de los datos de carácter personal facilitados y el cumplimiento de toda la normativa aplicable al efecto. SANYA GROUP LTDA CI se reserva el derecho a modificar la presente política para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales así como a prácticas de la industria. Cuando esto pase, SANYA GROUP LTDA CI. Informará con la debida antelación los cambios introducidos.
2. APLICACIÓN
La presente PTD se hará aplicable única y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que posea en la actualidad SANYA GROUP LTDA CI y de los que recolecte posteriormente en cumplimiento de las exigencias legales que disponga la ley para la obtención de datos personales de terceros.
3. PERMANENCIA
Las políticas y procedimientos consignadas en esta Política de Tratamiento de Datos Personales aplican a las bases de datos que posee y poseerá SANYA GROUP LTDA CI conforme a lo dispuesto en el Decreto reglamentario 1377 de 2013. En cuanto a la permanencia de los datos, SANYA GROUP LTDA CI conservará indefinidamente los registros de todos sus clientes, empleados o proveedores con el fin de mantener contacto con los mismos, así como para el desarrollo de las otras finalidades establecidas en la presente Política; no obstante lo anterior, se eliminarán los datos de la correspondiente base de datos a petición del titular, para lo cual se han designado los canales de atención respectivos así como el procedimiento a seguir por parte del mismo, siempre que no exista una obligación legal o contractual en cabeza de SANYA GROUP LTDA CI de preservar los mismos en la base de datos.
4. OBJETO
El objeto de la creación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales es salvaguardar los derechos de los titulares de los datos personales conforme los establecen las normas vigentes.
5. DEFINICIONES
Para efectos de una entera comprensión de esta PDT a continuación se presentan las definiciones incluidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, las cuales deben ser tenidas en cuenta por parte de los titulares de la información, así como por parte de SANYA GROUP LTDA CI.
a. Autorización: Es la manifestación expresa de su parte, consintiendo que SANYA GROUP LTDA CI trate sus datos personales, de acuerdo con los principios y finalidades descritas en esta Política.
b. Aviso de Privacidad: Comunicación escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables por parte de SANYA GROUP LTDA CI, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a dichos datos personales.
c. Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
d. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que SANYA GROUP LTDA CI realice con sus datos. El tratamiento puede abarcar desde la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión de sus datos teniendo en cuenta las finalidades de cada una de las bases de datos de las que es responsable SANYA GROUP LTDA CI.
e. Base de Datos: Conjunto organizado de los datos personales objeto de tratamiento.
f. Dato Personal: Cualquier información que lo identifique o que, en conjunto, pueda hacer que lo identifiquen. Los datos se clasifican en públicos, privados, semiprivados y sensibles.
g. Dato Personal Público: Son todos aquellos que conciernen a un interés general, y que por regla general están contenidos en documentos públicos, registros públicos, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Sus datos públicos pueden ser, entre otros, su nombre, identificación, estado civil, profesión u oficio.
h. Dato Personal Privado: Es la información que sólo le concierne a usted como Titular, y que tiene una naturaleza íntima y reservada. Sus datos privados son, entre otros, la dirección y teléfono de su domicilio, información extraída con ocasión de la inspección de su domicilio, afecciones a la salud, entre otros.
i. Dato Personal Semiprivado: Son los datos privados, que en ciertas situaciones podrían ser de interés para un determinado grupo de personas. Es semiprivada, entre otras, la información referente al cumplimiento e incumplimiento de obligaciones financieras.
j. Dato Personal Sensible: Informaciones que afectan la intimidad y cuyo uso indebido podría generar discriminación, tales como aquellas que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiòn o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, ADN, entre otros).
k. Datos Especiales: Hacen referencia al tratamiento de la información de niños, niñas y adolescentes, y el tratamiento de datos sensibles.
l. Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y finalidades del tratamiento. SANYA GROUP LTDA CI es responsable de la información que reposa en sus bases de datos, en especial, de los datos de sus clientes, empleados, proveedores y cualquier tercero que entregué información.
m. Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.
n. Transmisión de datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional), y que tiene por objeto su tratamiento por parte del encargado, por cuenta o en nombre del responsable.
o. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
6. RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
Nombre: SANYA GROUP LTDA CI
Contacto: DIANA RINCÓN
Domicilio: Bogotá, Colombia
Dirección: Carrera 12 No 119-21
Correo electrónico: drincon@sanya-group.com
Teléfono: 7388550
7. DEBERES DE SANYA GROUP LTDA CI.
En todo momento SANYA GROUP LTDA CI en su condición de responsable de la información conoce la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. En estricto sentido, SANYA GROUP LTDA CI., solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por ella al titular y autorizadas por el mismo, garantizando en todo momento el cumplimiento de las disposiciones legales concernientes a la protección de datos personales. A continuación, se presentan los deberes que tiene SANYA GROUP LTDA CI., respecto del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos.
a. Obtener la autorización de los Titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
b. Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales (consulta, rectificación, actualización, reclamación, eliminación)
c. Informar al titular de la información el contenido de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales a través de los medios idóneos para lograr su publicidad, de acuerdo a la estructura y organización de la compañía. En todo caso, la Política se publicará en el portal web sanya-group.com.
d. Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento por parte de terceros ajenos a SANYA GROUP LTDA CI.
e. Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello establece el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.
f. Cuando se eleve petición, queja o reclamo a través de carta se insertará en la base de datos el texto: “Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información.
g. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como empleados de SANYA GROUP LTDA CI., deban tener dicho acceso.
h. Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.
i. Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012, con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
Los datos personales tales como nombre, correo electrónico, teléfono, entre otros, que se les puedan requerir, que se puedan obtener de los usuarios directamente por diferentes medios, por referencia de terceros u obtenidos de datos publicados en la red, serán tratados con total confidencialidad y no serán puestos en conocimiento de terceros. En ningún caso será cedida la información recabada a terceros. SANYA GROUP LTDA CI., se reserva el derecho a modificar la presente política para adaptarla a cambios legislativos o jurisprudenciales. Cuando esto suceda, SANYA GROUP LTDA CI, anunciará los cambios introducidos con razonable antelación, para que los titulares y usuarios puedan acceder a este aviso sobre la Política de Privacidad o a cualquier otra información relevante, y puedan prestar su consentimiento a fin de que SANYA GROUP LTDA CI., proceda al tratamiento manual de sus DATOS PERSONALES, incorporándolos a las correspondientes bases de datos de carácter personal de las que SANYA GROUP LTDA CI será titular y responsable (en adelante, las «bases de datos»). SANYA GROUP LTDA CI., pone a disposición de los usuarios la presente política de tratamiento de datos en su página web sanya-group.com
a. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE CLIENTES: Serán utilizados única y exclusivamente para:
a. Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo de la actividad económica adelantada por SANYA GROUP LTDA CI.
b. Informar y mantener actualizados a los titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés con relación a la gestión adelantada por SANYA GROUP LTDA CI.
c. Contactar a los clientes de SANYA GROUP LTDA CI con el propósito de enviarles cotizaciones para eventos solicitadas por los clientes y establecer relaciones comerciales en desarrollo de la actividad de la compañía.
d. Llevar a cabo el control de clientes de SANYA GROUP LTDA CI., para el desarrollo de la gestión administrativa, contable y fiscal de la compañía, en relación con la emisión de facturas, cobros y reporte de pagos. Para el caso particular, la información reposará en un archivo automatizado que cuenta con todas las medidas necesarias para el manejo de seguridad de la información.
e. Levantar registros contables y/o estadísticos.
f. Presentar informes a autoridades de control y vigilancia.
g. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de SANYA GROUP LTDA CI.
h. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
b. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES: Serán utilizados única y exclusivamente para:
a. Contactar y contratar a proveedores de productos o servicios que SANYA GROUP LTDA CI., requiera para el normal funcionamiento de su operación.
b. Recibir adecuadamente los servicios y/o productos contratados, así como informar y mantener actualizados a los titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés.
c. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de SANYA GROUP LTDA CI.
d. Levantar registros contables y/o estadísticos. Para el caso particular, la información reposará en un archivo físico y/o automatizado software que cuenta con todas las medidas necesarias para el manejo de seguridad de la información.
e. Presentar informes a autoridades de control y vigilancia.
f. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
c. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE NÓMINA: SANYA GROUP LTDA CI llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus empleados con la finalidad de:
a. Cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales obligaciones incluyen, entre otras, pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempeño, mejoramiento de los programas de entrenamiento, entre otros.
b. Llevar el control del pago de la nómina, así como de las respectivas afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.
c. Conocer información personal con ánimo de ubicación de los mismos o en caso de ser necesario contactar a algún familiar.
d. Así mismo, podrá recolectar información personal de aspirantes que se presenten para procesos de selección con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos de contratación de personal.
e. Servir como base para (i) la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes; (ii) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación. Adicionalmente, el empresario podrá almacenar indefinidamente la información de quienes se presenten para estos procesos y utilizarla en procesos de selección de personal futuros. Por lo anterior, se entiende que quien someta a consideración de SANYA GROUP LTDA CI su hoja de vida, por cualquier medio, entiende y autoriza el Tratamiento que de sus datos personales pueda hacer.
f. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de SANYA GROUP LTDA CI
g. Presentar informes a autoridades de control y vigilancia.
d. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE SOCIOS: SANYA GROUP LTDA CI llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus socios con la finalidad de:
a. Convocar a asambleas ordinarias y extraordinarias
b. Informar todos aquellos aspectos relacionados con el funcionamiento y desarrollo del objeto social de SANYA GROUP LTDA CI.
c. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de SANYA GROUP LTDA CI d. Presentar informes a autoridades de control y vigilancia.
9. VERACIDAD DE LOS DATOS SUMINISTRADOS
El usuario garantiza que los Datos Personales facilitados a SANYA GROUP LTDA CI., son veraces y se hace responsable de comunicar a ésta cualquier modificación en los mismos.
10. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS BASES DE DATOS:
Conforme lo establece la ley 1581 de 2012, La información contenida en las bases de datos podrá ser suministrada a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la LEY
11. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 a los titulares de datos personales les asisten los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
12. ACEPTACIÓN A LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
Al proporcionar Información Personal a SANYA GROUP LTDA CI, usted confirma que está de acuerdo con los términos de nuestra POLÍTICA actual tal y como se presenta en este documento. Si no está de acuerdo con cualquier término de esta POLÍTICA, por favor no proporcione ningún tipo de Información Personal.
13. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:
Nombre: DIANA RINCON
Correo electrónico: drincon@sanya-group.com
Teléfono: 7388550
14. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
Los titulares de la información cuentan con procedimientos para la protección de sus datos personales respecto del tratamiento que efectúe SANYA GROUP LTDA CI de los mismos. El canal de atención dispuesto por SANYA GROUP LTDA CI para adelantar dichos procedimientos es el correo electrónico drincon@sanya-group.com
14.1 Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, de las que la empresa es responsable. SANYA GROUP LTDA CI., deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por SANYA GROUP LTDA CI., siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
14.2 Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante SANYA GROUP LTDA CI., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
14.2.1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SANYA GROUP LTDA CI., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
14.2.2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
14.2.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
15. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política de tratamiento de datos personales entrará en vigencia a partir de su suscripción, la misma será publicada en el portal web http: sanya-group.com, con el fin de socializarla con los titulares de la información.
16. MEDIOS DE CONSULTA
Nuestra política de privacidad puede ser consultada en cualquier momento en nuestras página web sanya-group.com, o solicitarse a través del correo electrónico drincon@sanya-group.com
17. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Las bases de datos de SANYA GROUP LTDA CI, se conservarán por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, lo que ordene la ley y lo que dispongan otras normas en materia de retención documental.
18. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, SANYA GROUP LTDA CI se compromete a adoptar las instrucciones que para tal efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. No obstante lo anterior, SANYA GROUP LTDA CI declara que posee políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal recolectada, toma las precauciones necesarias para mantener su información personal segura. Toda aquella información personalizada identificable, está sujeta a acceso restringido con la finalidad de evitar acceso a la misma no autorizado, modificaciones o mal uso. No obstante lo anterior, SANYA GROUP LTDA CI, realizará esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada.
19. LEGISLACIÓN APLICABLE
Las presentes Condiciones Generales se regirán e interpretarán por la legislación colombiana.
La presente Política de Tratamiento de Datos personales se aprueba a los cinco (5) días del mes de mayo de 2017 y se suscribe por su representante legal.
SANDRA CHACÓN RICO CC
52418388
Representante Legal Sanya-Group Ltda CI